Tworząc CV, należy rozstrzygnąć, które informacje ułatwiają kontakt i ocenę kwalifikacji, a które nie są potrzebne w konkretnej rekrutacji lub nadmiernie ingerują w prywatność. Podstawowe dane kontaktowe i doświadczenie zawodowe można oddzielić od informacji takich jak pełny adres, data urodzenia czy dane wrażliwe, a osobną kwestią pozostaje zgoda na wykorzystanie dokumentu w przyszłych naborach.
Dane kontaktowe, które warto umieścić w CV
Podstawą nagłówka CV są imię i nazwisko, numer telefonu oraz profesjonalny adres e-mail. Imię i nazwisko powinny być wyraźnie widoczne, najlepiej w górnej części dokumentu, a podane dane kontaktowe muszą być aktualne i wolne od literówek.
- Imię i nazwisko – podstawowe dane identyfikujące kandydata.
- Numer telefonu – ułatwia szybki kontakt w sprawie rekrutacji.
- Adres e-mail – najlepiej oparty na imieniu i nazwisku, bez nieformalnych pseudonimów.
- Profil LinkedIn, portfolio lub strona internetowa – warto dodać aktualny odnośnik, jeśli pokazuje doświadczenie, projekty lub kompetencje związane ze stanowiskiem.
Informacje osobowe, które można pominąć
Nie wszystkie dane wymieniane w art. 22¹ Kodeksu pracy muszą znaleźć się w każdym CV. Datę urodzenia można pominąć, jeśli nie ma znaczenia dla konkretnej rekrutacji. Zwykle nie ma też potrzeby podawania pełnego adresu zamieszkania — wystarczy ogólna miejscowość, o ile pomaga pracodawcy ocenić dostępność kandydata lub lokalizację pracy.
Zakres informacji warto ograniczyć do danych przydatnych przy ocenie kwalifikacji i organizacji kontaktu. Sam fakt, że pracodawca może żądać określonych danych na etapie rekrutacji, nie oznacza obowiązku wpisania ich wszystkich do CV.
Dane prywatne i wrażliwe, których nie należy podawać w CV
W CV nie zamieszczaj informacji, które odsłaniają życie prywatne albo mogą prowadzić do nierównego traktowania, a nie pomagają ocenić kwalifikacji. Dotyczy to w szczególności danych o stanie cywilnym, liczbie dzieci i planach rodzicielskich, a także informacji o wyznaniu, poglądach, pochodzeniu, seksualności oraz szczegółach zdrowia.
- Dane szczególnej kategorii – informacje o zdrowiu, wyznaniu, poglądach politycznych, pochodzeniu i orientacji seksualnej zwykle należy pominąć.
- Dane o życiu rodzinnym – stan cywilny, liczba dzieci i plany rodzicielskie nie są standardowym elementem CV.
- Dane o karalności – można je podawać tylko wtedy, gdy ich wymaganie wynika z wyraźnego przepisu prawa.
- Zdjęcie – jest dobrowolnym dodatkiem, a nie podstawowym elementem danych kandydata.
Ostrożność ogranicza ryzyko wykorzystania informacji niezwiązanych z pracą w procesie rekrutacji. W standardowym CV nie ma też miejsca na numer PESEL ani inne nadmiarowe dane, jeśli nie są potrzebne do oceny kandydatury.
Klauzula zgody na przetwarzanie danych osobowych
Klauzula w CV powinna odpowiadać celowi, w jakim pracodawca ma wykorzystywać dokument. W bieżącej rekrutacji, gdy CV zawiera wyłącznie dane mieszczące się w ustawowym zakresie, podstawą przetwarzania są przepisy prawa pracy, więc dodatkowa zgoda nie jest konieczna.
Jeżeli kandydat chce, aby jego CV uwzględniano także przy kolejnych naborach, potrzebna jest odrębna zgoda dotycząca przyszłych rekrutacji. Powinna być dobrowolna, jednoznaczna i świadoma, a także możliwa do cofnięcia. Klauzulę należy dostosować do treści ogłoszenia i wskazać, że zgoda obejmuje przyszłe procesy rekrutacyjne, nie tylko stanowisko, na które kandydat aplikuje obecnie.
Bezpieczne przekazywanie i przechowywanie CV
Bezpieczne przekazanie CV polega przede wszystkim na ograniczeniu dostępu do dokumentu osobom, które nie uczestniczą w rekrutacji. Pracodawca, jako administrator danych rekrutacyjnych, odpowiada za ich bezpieczeństwo, dlatego dokument należy przekazywać kanałem wskazanym w ogłoszeniu lub bezpośrednio upoważnionym osobom.
- Dokument papierowy – można przekazać w zaklejonej kopercie, wysłać pocztą albo umieścić w przeznaczonej do tego skrzynce; nie należy zostawiać go w miejscu dostępnym dla osób postronnych.
- Dostęp do danych – CV powinny otrzymywać wyłącznie osoby upoważnione do ich przetwarzania.
- Okres przechowywania – dokumenty powinny być przechowywane tylko tak długo, jak wymaga tego cel rekrutacji oraz ochrona ewentualnych roszczeń.
- Po zakończeniu rekrutacji – co do zasady CV należy usunąć, zniszczyć lub odesłać, chyba że istnieje podstawa do dalszego przechowywania, na przykład odrębna zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach.
